مع مواجهة التحديات الصعبة في الاحتياجات الكبرى التي تحتاجها الشركات الكبرى المتخصصة في مجال التجارة العامة، فقد انتشر البحث عن أفضل نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر ومخصص فقط لهذا النوع من الشركات، وذلك حتى يمتاز النظام بدعم العملات المحلية بالدولة وهي؛ الريال القطري، وأيضاً العمل على تلبية كافة الاحتياجات للهيئة العامة للضرائب، وقد تحتاج جميع الشركات المخصصة بهذا المجال إلى تطبيق ERP لربط العمليات ببعضها البعض، كما قد يوفر لنا إمكانية إدارة عوامل الشراء والمشتريات من خلال؛ الإصدار والمتابعة لطلبات الشراء، وإدارة الممخزون والمستودعات عبر؛ التتبع اللحظي لمراقبة حركة البضائع والتحكم بالمستودعات الموزعة، مع نقل البضائع فيما بين مختلف الفروع بالتوثيق الكامل، وهذا بجانب الكثير من المزايا والعوامل التي قد نحصل عليها بالشركة من خلال تطبيق النظام عليها، وهذا ما سنعرفه عبر موضوعنا هذا.
ولتوسيع هذا المسار عند تعدد الفروع ونقاط البيع، راجع مقال ERP للسلاسل التجارية في قطر الذي يوضح إدارة الأسعار والمخزون والفروع من المركز.
دورة العمل بالشركة تتكون من مجموعة أساسيات لا يمكن العمل بدون إحداهما، وذلك من خلال التعامل مع نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر، وقد تتكون دورة العمل من مرحلتين، والأولى هي؛ دورة الشراء مع سداد الالتزامات، ثم دورة البيع والتحصيل، وقد يتم تصميم هذا النوع من التسلسل البرمجي من أجل توافر البضائع وإعادة بيعها، مع التأمين الشامل على السيولة النقدية، بجانب الامتثال لقوانين العمل القطرية والأنظمة الضريبية، وهذه المراحل سوف نوضحها عبر:
تبدأ هذه المرحلة من نقطة الشعور بحاجة العملاء إلى البضائع والحاجة لتأمينها بالمخازن، وتتم عبر عدة خطوات منها:
يتم الإصدار الداخلي للطلب من إدارة المبيعات أو المخازن في حالة وصول صنف بعينه لنقطة إعادة الطلب، وقد يمر الطلب من خلال سير عمل الموافقات المؤتمتة وفقاً للصلاحيات الإدارية والحدود المالية المعتمدة بالشركة.
يقوم النظتم بإرسال طلبات التسعير المؤتمة للموردين المعتمدين، وفي حالة استلام العروض فقد يتم المقارنة المالية والفنية لاختيار أفضل الموردين.
بعدما يتم اعتماد أمر الشراء الرسمي فقد يتحول طلب الشراء لأمر شراء رسمي ويتم إرساله للنورد بضغطة زر واحدة، ويشتمل ذلك على؛ الأسعار، والمواصفات، وتواريخ الاستلام وشروط الشحن.
في حالة وضوع البضائع لمستودعات الشركة، فقد يتم فحص الشحنة، مع إدخال أمين المخزن لكافة كمياتها للنظام، مع قيام النظام بالزيادة التلقائية لكميات المخزون وتحديث متوسط تكلفة الأصناف.
يقوم المحاسب بربط فاتورة المورد الواردة مع إشعار الاستلام وكل أمر شراء، وعندما تتطابق البيانات فقد يعتمد النظام لهذه الفاتورة وترحيلها كالتزام مالي بحسابات الموردين.
يتم جدولة الدفعة وفقاً للتسهيلات الائتمانية المتفق عليها، مع إصدار الدفعة من خلال البنوك القطرية عبر التحويل البنكي، أو الشيك المصرفي، ويقوم النظام بلإغلاق المديونية للموردين والتخفيض من حساب النقدية.
مع العمل على توافر البضائع بمخازن الشركة فقد تبدأ مرحلة توليد الإيرادات والتحصيل من العملاء، وهذا ما يحتاج لعدة خطوات منها:
تتوجه إدارة المبيعات باستقبال طلب العميل، مع إصدار موظف المبيعات لعرض السعر من خلال نظام ERP لتوضيح الأسعار المعتمدة وفترات الصلاحيةز
في حالة موافقة العميل على البضائع التي يشتريها فقد يتحول البيع لأمر بيع رسمي، مع الفحص التلقائي لسقف الائتمان للعملاء، وعندما يكون العميل متجاوز لحدود المالية، أو لديه فواتير متأخرة، فقد يتم الحظر المؤقت له حتى يتم مراجعته من جهة الإدارة المالية.
يقوم النظام بالإرسال التلقائي للإشعارات إلى المستودع من أجل البدء بتجهيز البضائع وفقاً للكميات المتوافرة، وقد يعمل على حجز تلك الكميات لصالح العملاء حتى لا يتم بيعها لشخص آخر.
يتم إخراج البضائع من المخازن من خلال إشعار التسليم الذي يتم توقيعه بواسطة العميل حالة الاستلام، مما ينعكس فورياً بحسابات المخزون عبر تخفيض كميات الأصناف المسلمة، مع تحميلها لتكلفتها على حساب تكاليف البضاعة المباعة.
يعتمد النظام على إنشاء الفاورة المالية وفقاً لإشعارات التسلين، مع احتساب الرسوم الجمركية والضرائب وتثبيتها بالفاتورة الإلكترونية، مع إمكانية الربط بأنظمة الفوترة الإلكترونية عندما تتعامل الشركة مع الجهات الحكومية أو شبه الحكومية، وقد يتم ترحيل مبلغ الفاتورة لحسابات الذمم المدينة.
في حالة قيام العميل بالدفع النقدي أو عبر الشيكات، أو من خلال نظام قطر للمدفوعات المختصة بمصرف قطر المركزي، وبذلك فقد يقوم المحاسبين بتسجيل سند القبض بنظام ERP، مع قيامه بربط مبلغ التحصيل مع الفاتورة المفتوحة من أجل إغلاق حساب العميل وتحسين السيولة النقدية بالبنك بطريقة فورية حتى يتم انتهاء الدورة التجارية بنجاح.
وعند الحاجة إلى تنظيم التسجيلات والتسويات التي تنتج عن هذه الدورة، ترتبط هذه العمليات مباشرةً مع خدمات مسك الدفاتر في قطر والإدارة المالية.
قد تساعدنا أنظمة ERP لشركات التجارة العامة قطر في إدارة الموردين، والعملاء والحسابات الآجلة وفقاً للمتطلبات المحلية بالشركة، ويمتاز النظام بأنه مزود بأدوات التحليل التنبؤي لعرض الفرص البيعية التي تساعد الشركات على زيادة حجم المبيعات، ويقوم أيضاً بتبسيط العمليات وإضفاء الطابع الشخصي على الخدمات المقدمة، وتتم عملية إدارة الموردين والعملاء والآجل مع ERP عبر:
يتم توافر ملف العميل الواحد بهدف؛ تسجيل بيانات العملاء، والأنشطة البيعية وتاريخ المعاملات السابقة من خلال ربط نظام ERP مع CRM، وعروض الأسعار والفواتير لإصدار فواتير البيع المتوافقة مع القوانين الضريبية والمعايير المالية بقطر ونقاط البيع والمبيعات التي تهدف لدعم البيع المباشر، وبيع الشركات والتتبع اللحظي للشحنات.
لابد من توافر سجل الموردين؛ والذي يضمن لنا حفظ بيانات الاتصالات، والعملات المختلفة للتعامل من؛ الريال أو العملات الأجنبية والشروط التجارية، مع أوامر الشراء للربط التلقائي بطلبات الشراء بالمخزون وحالة استلام البضائع بالمستودعات، مع متابعة الأداء العام للموردين من جهة الالتزام بالمواعيد وجودة التوريد.
يتم وضع سقف مالي آجل لكل العملاء أو الموردين للحد من تجاوز الحد المسموح به للمديونية، مع تتبع الفواتير المستحقة والأخرى المتأخرة وفقاً للفترات الزمنية ما بين 90:30 يوما وأكثر من أجل اتخاذ قرارات التحصيل بالفاعلية الكبرى، وذلك بجانب جدولة السداد للموردين، مع متابعة سندات التحصيل من العملاء، ودعم وسائل الدفع الإلكترونية المختلفة والمحلية بقطر.
يضمن لنا نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر بتتبع حركة المخزون والمرتجعات عبر ربط العمليات المحاسبية واللوجستية لحظة حدوثها، وهذا حتى يضمن لنا المتابعة الدقيقة والفورية لحركة المخزون ومعرفة الناقص والحد من الفائض الذي قد يتسبب في العديد من الخسائر المالية على شركات التجارة العامة، ويتم تتبع المخزون والمرتجعات عبر:
مع الرصيد المتاح والمحجوز فقد يتم عرض الكميات الفعلية، والكميات الأخرى المحجوزة لأوامر البيع والمتاحة للبيع.
يساعد الباركود في التسريع من عمليات الاستلام، والجرد والصرف من خلال أجهزة المسح الضوئي.
يتم تتبع البضائع المنقولة فيما بين الفروع والمستودعات الخاصة بالشركة في قطر لأن يكون مخزن في الطريق لحين إجراء التأكيد على الاستلام.
يعتمد نظام ERP على ضرورة إرسال الإشعارات التلقائية والتنبيهات في حالة وصول الأصناف إلى الحد الأدنى من أجل معرفة القائمين على الشركة لإعادة إنشاء طلبات الشراء الجديدة.
يتم التسجيل لنسب الإرجاع سواء من؛ خطأ بالطلب، تالف أو عدم المطابقة، مع إمكانية إعادة توجيه الصنف إلى المستودع المخصص له أو تصديره إلى التالف.
يتم الربط بين بشاعة المرتجعات مع أوامر الشراء الأصلية لتسوية الفواتير والبدء في حساب المبالغ المستردة.
يساهم في توليد قيود التسوية بالمخزون، مع الحساب التلقائي لتكلفة البضائع المباعة فور اعتماد المرتجع لها.
ويمكن للشركة ربط هذه التقارير مع خدمات مسك الدفاتر للحصول على متابعة أدق للسجلات والتسويات الدورية.
يقدم لنا نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر مجموعة كبيرة من التقارير التفصيلية التي توضح لنا التفاصيل الدقيقة حول العمل بالشركة، ولذلك فتعتبر تقارير الربحية حسب العميل والصنف بمثابة حجر الزاوية في إدارة الهوامش الربحية بالشركات، وهذه التقارير قد توفر ففإدارة المالية إمكانية التعرف على السيولة وأين تذهب، ومعرفة أكثر العملاء ربحية والمنتجات التي تحقق أعلى العوائد من بعد احتساب التكاليف الواصلة بقطر، قد ترتبط هذه التقارير بمدى التوافق مع ERP والتشريعات والمعايير المحلية مثل؛ متطلبات الهيئة العامة للضرائب، وتتنوع هذه التقارير ما بين:
من خلالها يتم حساب صافي المبيعات من تكلفة البضائع المباعة، وهامش الأرباح الإجمالية للعملاء والخصومات الممنوحة لهم، ويكون الهدف من هذه التقارير هو؛ تحديد أكثر العملاء قيمة، مع إعادة التفاوض بشروط الائتمان أو بأسعار البيع المخصصة لهم.
هي عبارة عن كمية المبيعات، والتكاليف المصاحبة من؛ الجمارك أو الشحن، وتكلفة الشراء وهامش أرباح المنتج، وهذه ما تهدف للتخلص من الأصناف الراكدة أو الأخرى منخفضة الهامش، مع التركيز على المنتجات الأعلى في العائد.
هي عبارة عن هامش الأرباح المحققة من إحدى الأصناف لدى مجموعة محددة من العملاء، وتهدف لكشف الحالات التي تبدأ بها شركة معينة بشراء المنتجات العالية في التكلفة بالخصومات المبالغ بها.
الكثير من شركات التجارة العامة ما تقوم باستيراد البضائع من إحدى الموانئ القطرية، ولذلك فلا تقتصر التكاليف فقط على تكلفة الشراء من المورد الفعلي، ولكن يقوم ERP بتوزيع التكاليف الأخرى من؛ تكاليف الشحن الدولي، رسوم التخليص الجمركي، التأمين ورسوم النقل الداخلي على أصناف الشحنة بتوازن، وهذا ما يضمن لنا ظهور تكلفة الصنف الحقيقية وليس التكاليف التقديرية.
يقوم النظام بفصل الضرائب أو الرسوم الحكومية الغير مؤثرة على التكلفة بشكل مباشر حتى نضمن عدم تشويع الأرباح الإجمالية والصافية.
ما يميز شركات التجارة العامة هو وجود قوائم أسعار خاصة بكل عميل وفقاً لشروط تعاقده أو حجم مسحوباته، ويقوم ERP بالخصم التلقائي لقيم الخصومات التجارية أو بونص الكميات من خلال إيراد العميل حتى يظهر لنا صافي الأرباح المستفادة منه.
يعتبر نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر من أنسب الأنظمة السحابية في التطبيق على مختلف مجالات الشركات، ويعتبر ضروري للغاية للشركات الهندسية وشركات التجارة العامة، وهناك مجموعة من المزايا الكبرى للنظام التي تساعد الشركات الأخرى في اعتماده لديها، ومن تلك المزايا:
هذه الفعالية تساعدنا كثيراً في المراقبة الدقيقة لحركة المستودعات، والبضائع ومستويات المخزون بالوقت الفعلي، مما يساهم في تقليل الهدر وتفادي نقص المخزون.
يمتاز النظام بإلغاء كافة الأعمال اليدوية التي كان معتاد عليها من قبل وبدء العمل بنظام الأتمتة السحابية والآلية، والتي تساعدنا في الربط بين طلبات الشراء والمبيعات وفواتير العملاء والموردين بشكل سلس.
من خلال الرقابة المالية لجميع المخزون ومعرفة مديونية الشركة فقد يسهل علينا متابعة التدفقات النقدية، والحسابات الدائنة والمدينة، والأرباح والتقارير المالية.
الامتثال المحلي: قد يتوافق ERP مع المتطلبات الضريبية والمحاسبية المعمول بها في قطر.
مع اعتماد الأنظمة السحابية بشركتنا فقد نلاحظ السرعة الكبرى في نمو الشركة والقضاء على التحديات التي كانت موجودة من قبل، كما أنه يتناسب مع بيئة الأعمال الديناميكية والمتسارعة لمختلف أنواع الشركات؛ الصغير، والمتوسطة والكبيرة.
الربط التقني: يمتاز بدعم وستئل الدفع المختلفة وأنظمة التوصيل والخدمات اللوجستية الحديثة.
من أكثر المزايا التي يمكننا الحصول عليها في خلال تطبيق نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر هي قدرته في ربط كل الأقسام معاً، حيث أنه يعتبر بمثابة جسر تقني لربط العمليات ببعضها البعض، ومن أبرز هذه العمليات التي يقوم بربطهما معاً هي:
في حالة الاعتماد على نظام ERP لشركات التجارة العامة قطرفقد يتم تسجيل الطلبات بالنظام المتاح لدينا، مما ينعكس على بيانات المخزون، وعلى الفور من إتمام عملية البيع فيتم التحديث التلقائي لكميات المخزون دون حاجة لإدخال البيانات يدوياً بأكثر من مكان، وهذا التكامل قد يمنع الوقوع بالأخطاء مثلما في؛ بيع المنتجات الغير متوافرة، أو حدوث تضارب بالأرقام بين مختلف الأقسام.
يساعدنا النظام في التنسيق بالعمل مع قسم المشتريات والمخازن عبر إحدى أنظمة المتابعة الدقيقة لجميع الكميات المتوافرة، وفي حالة انخفاض المخزون لحد معين فقد يقوم بإظهار الاقتراح أو التنبيه لطلب شراء جديد، وهذا التكامل يضمن لنا التوافر المستمر للمنتجات ومنع التوقف بسلسلة التوريد بالشركة.
يعتبر قسم المحاسبة من أهم الأقسام المستفادة من تطبيق ERP، وذلك لأنه يقوم بتسجيل كافة العمليات المالية بشكل تلقائي بنظام الحسابات، وفي حالة إصدار الفواتير للبيع أو تسجيل العمليات الشرائية فقد يقوم النظام بترحيل القيود المحاسبية بشكل مباشر دون حاجة للتدخلات اليدوية، وهذا النوع من الترابط ما قد يساهم في توافر التقارير المالية الدقيقة والتقليل من الأخطاء المحاسبية.
يوفر لنا وسيلة فعالة في ربط إدارة المشاريع مع الأقسام الأخرى بالشركة عبر نظام متابعة متكامل للموارد والمهام، ولذلك فقد تتمكن الإدارة من مراقبة التكاليف من خلال نظام واحد يجمع جميع البيانات التابعة للمشروع.
يساهم النظام في التحسين من التواصل بين قسم خدمة العملاء والمبيعات عبر نظام موحد يجمع بين بيانات العملاء وسجلات تعاملهم بمكان واحد، فقد يتمكن من الوصول لتفاصيل الفواتير والطلبات دون حاجة للرجوع إلى أكثر من قسم، مما يساهم في تقديم أسهل وأسرع الخدمات الدقيقة، كما يساعد في متابعة العملاء للتحسين من تجربة العملاء وبناء العلاقات طويلة المدى.
وفي نهاية موضوعنا ERP لشركات التجارة العامة في قطر: شراء، مخزون، مبيعات، وتحصيل فلقد تعرفنا على الأهمية الكبرى والفعالة لنظام ERP في الاهتمام بكل ما تحتويه الشركات من أعمال في إدارة المخزون وإدرة المشتريات، حيث يعتمد النظام على تطبيق نظام الأتمتة الكاملة لأعمال الشركة، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا فعليكم متابعتنا على الرابط بالأسفل.
يمكن تحديد الوحدات والتكاملات والخدمات المطلوبة وفق حجم الشركة وعدد المستخدمين والفروع وطبيعة العمليات، ثم بناء نطاق واضح للتنفيذ والدعم.
اطلب عرض سعر الآنوتعمل Bright ERP في أكثر من سوق عربي، ويمكن الاطلاع على امتداد الحلول والخدمات عبر ERP Bright مصر.
يعتبر نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر من أنسب الأنظمة السحابية في التطبيق على مختلف مجالات الشركات، ويعتبر ضروري للغاية للشركات الهندسية وشركات التجارة العامة، وهناك مجموعة من المزايا الكبرى للنظام التي تساعد الشركات الأخرى في اعتماده لديها، ومن تلك المزايا:
من أكثر المزايا التي يمكننا الحصول عليها في خلال تطبيق نظام ERP لشركات التجارة العامة قطر هي قدرته في ربط كل الأقسام معاً، حيث أنه يعتبر بمثابة جسر تقني لربط العمليات ببعضها البعض، ومن أبرز هذه العمليات التي يقوم بربطهما معاً هي: